• înțelegerea conceptului de aplicație de gestiune a resurselor companiei și a impactului pe care adoptarea sa îl are în conducerea acesteia
• identificarea funcțiilor de bază implementate de un sistem Enterprise Resource Planning
• cunoașterea serviciilor puse la dispoziție de către producătorii de aplicații integrate pentru întreprinderi standardizate
• familiarizarea cu tendințele existente în industria dezvoltării de sisteme informatice pentru organizarea activității unei companii
• enumerarea unor avantaje și dezavantaje ale trecerii la un sistem de programe pentru administrarea unei societăți

ERP systems, Human Resources / Capital Management, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, information flow, business process, data warehouse, business intelligence, Supervisory Control and Data Acquisition, extension, e-commerce, e-business, backend, frontend, 3-level tier, configure, customize, On-Line Analytical Processing, data mining, Extract-Transform-Load, CASE instrument, dashboard

aipi2015-lab00a-slides.pdf

O aplicaţie de planificare a resurselor întreprinderii (Enterprise Resource Planning system) reprezintă un sistem informatic integrat folosit pentru gestiunea resurselor interne şi externe ale companiei (resurse financiare şi umane, fizice şi virtuale), utilizat în vederea facilitării transmiterii de diverse informaţii la nivel intern precum şi comunicaţia cu partenerii de afaceri la nivel extern.

Termenul ERP a fost introdus în 1990 de către Gartner Group, înlocuind mai vechile MRP (Material Requirements Planning) / MRP II (Manufacturing Resource Planning). După 2000, este lansat conceptul de ERP II = EAS (Enterprise Application Suite), denumire prin care se subliniază complexitatea acestui tip de programe (această terminologie nu a fost însă preluată pe scară largă).

Ideal, o astfel de aplicaţie asigură:

• integrarea coerentă a fluxurilor informaţionale (financiar-contabile, legate de resurse umane, planificarea proiectelor, inventar, producţie, distribuţie, vânzări, relaţii cu clienţii); acestea sunt analizate în cadrul unor module de optimizare, care elaborează propuneri prin care pot fi îmbunătățite în vederea eficientizării procesului de producție; implementarea lor se face la nivelul logicii aplicaţiei şi al interacţiunii cu utilizatorul încât rezultatul să fie îmbunătăţirea atât a productivităţii cât şi a procesării informaţiei
• standardizarea proceselor de afaceri astfel încât procesul de gestiune a informaţiei să se realizeze în timp real; un proces de afaceri este o colecţie de activităţi care au una sau mai multe intrări şi care creează unul sau mai multe rezultate valoroase pentru clienţii unei organizaţii, fie externi (persoane fizice sau juridice) fie interni (alte departamente).

Aşadar, aceste sisteme informatice sunt programe complexe, de dimensiuni mari (indiferent de tipul de companie căreia se adresează și de domeniul de activitate al acestora), care implică costuri ridicate, având o durată de viaţă îndelungată şi necesitând actualizări în timp în funcţie de modificări ale fluxului de activităţi specifice companiei căreia se adresează.

Costul unui sistem ERP variază în funcţie de numărul de utilizatori, modulele achiziţionate şi timpul de implementare. Totodată, trebuie achitată o taxă pentru întreţinere (suport tehnic), care este cuprinsă de obicei între 16-22% din costul licenţei. Costurile sistemelor ERP sunt proporţionale cu beneficiile pe care le oferă. În principiu, nu există sisteme ERP ieftine şi bune. În cazul în care încă mai există pe piaţă, astfel de aplicaţii nu asigură companiilor plusul de eficienţă de care au nevoie. Dimpotrivă, adoptarea lor se dovedeşte mai costisitoare decât achiziţionarea unei soluţii la standard internaţional care presupune o investiţie iniţială mai mare. În medie, cheltuielile cu aplicațiile integrate pentru gestiunea resurselor s-au ridicat la 4.5 milioane $, considerabil mai mari decât în anul precedent, întrucât companiile sunt dispuse să investească mai mult în proiectarea componentelor importante (mai ales referitoare la modificarea structurii organizaționale), astfel încât să preîntâmpine costurile ridicate ce ar putea apărea ulterior (legate de comunicații sau cursuri de pregătire ale personalului).
Conform unui sondaj realizat de Panorama Consulting în 2015,

• bugetul estimat pentru implementarea unei soluții ERP a fost depășit (cu valori cuprinse de regulă între 25%-50% din valoarea contractată) de cele mai multe companii (~55%), motivul principal fiind reprezentat de extinderea funcționalității solicitate (alte motive invocate fiind previziunile eronate în privința necesarului de resurse umane sau logistice, apariția unor probleme tehnice neprevăzute, estimarea greșită a bugetului, cheltuieli suplimentare de consultanță sau legate de planificare); au existat și organizații care au reușit să se încadreze în buget (30%) sau chiar să cheltuie mai puțin decât era prevăzut (15%);
• perioada de timp în care se realizează amortizarea costurilor legate de adoptarea unui sistem integrat la nivelul organizației este cuprinsă între 1 an sau mai puțin (12%) și 5 ani sau chiar mai mult (11%), cu o medie de 3 ani (35%); unele organizații nu pot estima dacă și-au recuperat investițiile de la momentul în care aplicația care le gestionează resursele a început să fie utilizată (19%).

Dezvoltarea unui sistem ERP poate dura o perioadă de timp de ordinul anilor pentru organizaţii mai mari (cuprins între 1 şi 5 ani, cel mai frecvent, pentru companiile de dimensiuni mari, care adoptă pachete complexe, migrarea către o soluţie complet informatizată durează 2-3 ani). O medie pentru cele mai multe organizații este de 14 luni, constatându-se însă depășiri în ceea ce privește previziunile legate de perioada de timp necesară pentru implementarea soluției în cele mai multe dintre cazuri (75%). Comparativ cu perioada de timp estimată, se poate observa că implementarea unor astfel de sisteme durează frecvent cu până la 25% mai mult, putând ajunge însă chiar și la 75%, cauzele fiind reprezentate de calcule nerealiste, decizia de a adopta mai multe funcționalități decât erau prevăzute, probleme tehnice, constrângeri legate de resurse (umane sau logistice), probleme la nivelul organizației, conflicte legate de priorități, necesităților legate de pregătirea personalului.

Se recomandă ca în implementarea unor astfel de produse să fie consultaţi experţi în detrimentul realizării aplicaţiei în departamentul IT al companiei. Consultanţii sunt cea mai importantă categorie de specialişti ERP, ocupându-se deopotrivă cu implementarea sistemului, pregătirea profesională a utilizatorilor şi asigurarea mentenanţei. Există o specializare a acestora în funcţie de aria lor de expertiză. Cei funcţionali cunosc unul sau mai multe module ale sistemului ERP pe care le pot configura astfel încât acestea să corespundă cel mai bine cerinţelor companiei. Consultanţii organizaţionali regândesc procesele de afaceri astfel încât acestea să funcţioneze mai bine. De multe ori, reingineria este impusă chiar de migrarea la sistemul ERP. Consultanţii strategici sunt folosiţi doar pentru companiile foarte mari care necesită adoptarea unor optimizări. De regulă, consultanţii lucrează în cadrul companiilor de consultanţă care oferă suport pentru orice tip de produs informatic la nivelul unei organizaţii. Cele mai multe societăți (peste 80%) recurg de obicei la sfatul consultanților pe întreaga perioadă legată de implementarea unuei aplicații integrate de gestiune a resurselor întreprinderii, de la momentul alegerii unui produs adecvat nevoilor organizaționale și până după ce un astfel de sistem a fost pus deja în funcțiune. Motivele cele mai frecvent invocate pentru contractarea serviciilor acestor experți sunt legate de implementarea propriu-zisă a aplicației ERP la nivelul companiei, alegerea obiectivă a produsului care se mulează cel mai bine pe fluxurile informaționale și procesele de afaceri, oferirea de suport tehnic și consultanță către utilizatori, planificarea schimbărilor la nivelul organizației și evitarea unor soluții care pot prezenta un risc semnificativ. Prin toate aceste activități, consultanții se constituie în parteneri strategici ai companiilor care migrează către o soluție informatică de gestiune a resurselor întreprinderii, pe toată durata desfășurării unui astfel de proiect.

Sistemele ERP marchează trecerea de la organizaţia departamentală (fiecare companie având cel puțin patru departamente: achiziţii, producţie, vânzări şi contabilitate) la organizaţia orientată pe procese, în centrul căreia se află întotdeauna clienţii, scutindu-i pe aceştia de sarcina declanşării fiecărei operaţiuni în parte, evitându-se totodată fraudele şi birocraţia. În acelaşi timp, se asigură şi satisfacţia acestora. În prezent, majoritatea organizațiilor sunt încă organizate pe departamente, datorită costurilor ridicate necesare pentru realizarea migrației. Alte companii sunt orientate pe procese dar nu utilizează aplicații integrate, ceea ce se traduce printr-o eficiență redusă, datorită faptului că procesarea manuală a intrărilor/ieşirilor unui proces de afaceri implică numeroase întârzieri. În aceste condiții, trecerea la o arhitectură bazate pe procese devine absolut necesară, garantând supravieţuirea firmei în contextul economiei de piaţă.

Așadar, un sistem ERP reprezintă o combinaţie între practici de gestiune a afacerilor, tehnologia informaţiei şi obiective de afaceri specifice.

De regulă, sistemele de gestiune a resurselor companiei sunt formate din mai multe module, implementând funcţionalităţi diferite (în principiu, asociate departamentelor din cadrul companiei), interfaţate între ele, astfel încât să poată colabora în rezolvarea unor operaţii curente, prin automatizarea proceselor de afaceri şi a fluxurilor informaţionale.

O aplicație integrată pentru întreprinderi interacționează cu trei tipuri de utilizatori:

• angajații companiei, realizând gestiunea resurselor umane, oferind utilitare ce furnizează statistici cu privire la nivelul de productivitate, sugerând posibile soluții de optimizare; tot la acest nivel sunt implementate operațiile financiar-contabile, care analizează veniturile raportate la cheltuieli, identificând activitățile care pot fi optimizate pentru obținerea unui profit mai mare; aspectele legate de planificarea producției au în vedere programul de achiziții și potențialul ca produsele să fie absorbite precum și disponibilul de capital uman;
• furnizorii, implementând programe de analiză a inventarului pe baza căruia sunt generate comenzile de aprovizionare, luând în calcul stocurile existente și posibilitatea ca acestea să fie procurate și transportate corespunzător;
• clienții, asigurând procesul de vânzare și distribuire a produselor cât și servicii de suport tehnic / întreținere.

Toate aceste module sunt conectate la o bază de date (depozit de date) unică, astfel încât să se asigure coerența și consistența informațiilor în întreg sistemul, la orice moment de timp.

Exemple de componente (module care oferă servicii) în cadrul unei aplicaţii de planificare a resurselor unei companii:

• funcţii analitice: financiare, operaţionale, ale forţei de muncă;
• financiar: gestiunea lanţului de aprovizionare, trezorerie, contabilitate financiară sau de gestiune;
• gestiunea capitalului uman: aptitudinile angajaţilor, procesele privind forţa de muncă, utilizarea forţei de muncă;
• aprovizionare şi execuţie logistică: gestiune inventar şi depozit, logistică de intrare şi ieşire, gestiune transport;
• fabricaţie şi dezvoltare de produse: planificarea producţiei, gestiunea datelor privind ciclul de existenţă;
• vânzări şi servicii: gestiune comenzi, oferirea de servicii specializate, vânzări şi servicii post-vânzare;
• servicii corporatiste: gestiune imobiliară, a activelor întreprinderii, proiect şi portofoliu, deplasări, conformitate de mediu, comfort şi siguranţă, calitate, servicii comerciale globale.

Unii autori consideră că sistemul ERP propriu-zis modelează exclusiv operaţiile interne din cadrul organizaţiei în timp ce pachetele de aplicaţii cu care interacţionează acesta, modelând relaţii externe sau oferind funcţionalităţi de nivel superior la nivelul organizaţiei se constituie în Enterprise Application Suite (EAS).

Cele mai multe sisteme ERP conţin modulele financiar, audit intern, vânzări şi distribuţie, gestiunea resurselor umane, gestiunea materialelor, gestiunea activelor imobiliare, planificarea producţiei, gestiunea proiectelor, partajarea aplicaţiei, asigurarea calităţii, gestiunea mentenanţei. Există, de asemenea, module specifice industriei care implementează particularităţile fiecărei ramuri. Tot la operaţii interne de referă şi modulele pentru controlul şi comanda proceselor tehnologice, însă nici un sistem ERP nu oferă încă suport pentru acestea, dată fiind diversitatea echipamentelor fizice.

Prin relațiile externe se modelează interacțiunea cu clienții și furnizorii.

Produsele de business intelligence se bazează pe sistemele ERP în sensul că prelucrează informaţii de la acestea, transformându-le în cunoştinţe necesare la nivel tactic şi strategic.

Modulul Supply Chain Management (SCM) urmăreşte optimizarea procesului de aprovizionare, interacţionând cu sistemul ERP la nivelul datelor legate de planificarea producţiei astfel încât momentul la care sunt procurate bunurile şi serviciile să fie adecvat. În caz contrar, există riscul ca volumul materiilor prime necesare să nu corespundă necesarului de producţie iar costurile legate de transport şi depozitare să impună reducerea cheltuielilor în alte sectoare de activitate.

Modulul Customer Relationship Management (CRM) implementează operaţiile de vânzare dar vizează şi campaniile de marketing ale companiei. Aşadar, această categorie de aplicaţii se referă atât la clienţii existenţi, în cazul cărora procesul de vânzări se desfăşoară cu o anumită repetitivitate cât şi la clienţi potenţiali, care trebuie atraşi prin prezentarea oportunităţilor oferite de companie, mergând până la semnarea contractelor. Implementarea unui astfel de modul nu se justifică decât pentru organizaţiile al căror număr de clienţi depăşeşte numărul de 400-500.

Modulul Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) interacţionează cu echipamentele fizice instalate, preluând date de la senzori (temperatură, luminozitate, presiune, umiditate) pe care le interpretează afişând diverse rapoarte şi semnalizând eventualele disfuncţionalităţi. De asemenea, acest modul are posibilitatea de a realiza anumite operaţiuni de mentenanţă, necesare funcţionării procesului tehnologic.

O astfel de aplicaţie poate fi “îmbogăţită” prin extensii, aplicaţii “third-party” (spre exemplu, expunerea operaţiilor aplicaţiei către programe care realizează arhivare sau diverse raportări).

De asemenea, implementarea soluţiilor de e-commerce sau e-business (B2B) în cadrul unei aplicaţii ERP oferă atât posibilitatea de a controla procesele din cadrul companiei de la distanţă cât şi accesarea ei pe scară largă de către clienţi răspândiţi pe tot globul. Astfel, sistemul de gestiune a resurselor întreprinderii va integra interfeţe web permiţând tranzacţii precum plasarea comenzilor şi urmărirea lor, achiziţii, actualizări ale inventarului ce se realizează între organizaţie, furnizori şi clienţi.

Arhitectura unei aplicații integrate pentru gestiunea resurselor unei companii presupune de regulă distribuirea funcționalității pe trei niveluri:

1. un nivel de date (reprezentat de baza de date/depozitul de date); de regulă acesta se află pe un server dedicat pentru date, optimizat pentru gestiunea acestora (exemplu: Oracle Exadata);
2. un nivel care implementează logica aplicaţiei corespunzător proceselor de afaceri din cadrul companiei; de regulă, funcționalitățile sunt delegate mai multor componente specializate:
   1. accesul la date se face fie printr-un “driver” (frecvent, JDBC – Java DataBase Connectivity), fie folosind un nivel de abstractizare mai ridicat, oferit de un sistem ORM (Object-Relational Model), standardul pentru Java fiind JPA (Java Persistence API), pentru care există numeroase implementări;
   2. operațiile propriu-zise pot fi implementate folosind arhitecturi specializate precum EJB (Enterprise Java Beans) sau Spring;
   3. expunerea metodelor accesibile se face de regulă sub formă de servicii;
   4. comunicația dintre componente se face prin diferite mecanisme de integrare, existând două modele:
      1. sisteme strâns cuplate, sincrone (RMI - Remote Method Invocation, servicii web: JAX-WS, JAX-RS);
      2. sisteme slab cuplate, asincrone (JMS - Java Message Service);
3. un nivel de prezentare care se găseşte pe terminalele de lucru şi conţine interfaţa cu utilizatorul, aceasta putând fi accesată inclusiv dintr-un browser (în cazul unei aplicaţii web).

Nivelurile de date şi de logică a aplicaţiei se mai numesc de backend, întrucât se pot găsi în locaţii geografice diferite de locul de unde sunt accesate, modul în care operează fiind transparent pentru utilizator.

Nivelul de prezentare mai poartă denumirea de frontend întrucât aici are loc interacţiunea utilizatorilor propriu-zisă cu sistemul ERP.

De obicei, sistemele integrate pentru gestiunea resurselor unei întreprinderi folosesc modelul client / server.

1. clientul poate fi o aplicație desktop (folosită de angajați la sediul organizației), o aplicație web (accesată mai ales de clienți sau de furnizori) sau aplicații mobile (utilizate de angajați în alte locații decât sediul companiei, acestea având avantajul că pot fi utilizate atât offline cât și online);
2. se pot reutiliza funcționalitățile unui server de aplicații preexistent, acesta având rolul de container sau se poate implementa un server care să satisfacă cerințele operaționale specifice aplicației respective; de regulă, există mai multe instanțe de server care rulează concomitent, de preferință în locații diferite, comunicând între ele, astfel încât să se asigure echilibrarea încărcării din punct de vedere al numărului de clienți deserviți precum și recuperarea în caz de eroare (indisponibilitate) transparentă pentru clienți.

Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească un pachet de aplicaţii pentru a putea fi considerat un sistem ERP sunt:

1. aplicaţiile trebuie să fie integrate şi să funcţioneze în timp real;
2. toate aplicaţiile trebuie să folosească o singură bază de date pentru evitarea redundanţei;
3. modulele trebuie să aibă un aspect (“look and feel”) uniform;
4. un utilizator trebuie să poată accesa orice informaţie din sistem (exceptând constrângerile legate de securitate).

Criteriile în funcție de care se realizează clasificarea sistemelor Enterprise Resource Planning sunt: scopul pentru care este implementată, dimensiunea companiei care îl va utiliza și arhitectura utilizată.

Pentru gestiunea resurselor unei companii, se poate apela la sisteme ERP dezvoltate in-house (soluție la care recurg mai ales întreprinderile de dimensiuni mici sau cele care dezvoltă activități de nișă) sau pot fi adoptate soluţii standardizate, dezvoltate pe baza unor metodologii specifice, cu ajutorul unor specialişti pregătiţi anume, care modelează principalele activităţi economice din cadrul organizaţiilor. Dacă la nivelul anilor '80 organizațiile recurgeau mai ales la soluții proprietare pentru planificarea resurselor, în prezent majoritatea adoptă soluții standardizate.

Un sistem ERP trebuie ales în funcţie de nevoile (şi dimensiunea) companiei, după o analiză preliminară. Astfel, în funcţie mărimea firmelor cărora se adresează şi de complexitatea funcţionalităţii oferite, aceste soluţii pot fi clasificate pe trei niveluri, începând de la cele destinate organizaţiilor mari, dispuse să cheltuiească sume semnificative pentru un nivel de informatizare cât mai completă (nivelul I) şi terminând cu cele proiectate pentru companii mai mici care urmează să fie folosite de un număr redus de utilizatori (nivelul III).

În ultima perioadă se observă că, din punct de vedere al vânzărilor, cea mai mare pondere o au soluţiile de nivel III întrucât companiile care îşi permiteau să achiziţioneze sisteme ERP de nivel I o făcuseră deja în deceniile anterioare. Din acest punct de vedere, se poate spune că piaţa acestui tip de produse este saturată. Totuşi, se remarcă o cerere semnificativă în privinţa proceselor de actualizare şi suport tehnic pentru acestea, dată fiind răspândirea lor.

Tendinţele sunt de extindere a instalărilor de noi sisteme ERP nivel II / III pe măsură ce companiile medii şi mici sunt în curs de informatizare completă. Totodată, se aşteaptă ca tendinţa de creştere a cererii de specialişti pentru produsele de nivel I să se accentueze.

Comparativ cu anii precedenți, se constată o creștere semnificativă a numărului de produse ce oferă soluții integrate de gestiune a resurselor întreprinderii, ceea ce face ca decizia de alegere a celei mai adecvate aplicații pentru o organizație să fie din ce în ce mai dificilă, impunându-se necesitatea consultării unor specialiști familiarizați cu oferta existentă pe piață.

Deşi există mai multe sisteme ERP open-source gratuite, în special de nivel III (Compiere, GNU Enterprise, JFire, OpenERP, WebERP) implementate folosind tehnologii variate (C++, Java, PHP, MySQL, Python, Ruby, JavaScript) principalii competitori, ocupând mai bine de 59% din cota de piaţă în 2014 pentru sistemele ERP de nivel I sunt SAP (27%), Oracle (19%, cu produse precum e-Business Suite, JD Eduards, Peoplesoft) şi Microsoft (13%) cu sistemul Microsoft Dynamics. Totuși, comparativ cu anii precedenți se observă o creștere a utilizării soluțiilor de nivel II și III.

Soluţiile ERP de nivel I presupun investiţii financiare foarte mari, implementarea lor realizându-se într-un interval de timp mai lung, produsele aflate pe piaţă având mai multe decenii de evoluţie. Acesta este şi motivul pentru care sunt oferite de companii foarte puternice (SAP, Oracle, Microsoft), acestea achiziţionând în timp sisteme care le ameninţau supremaţia, cel puţin pe anumite segmente. Este cazul Oracle care a preluat companiile JD Eduards şi Peoplesoft sau a Microsoft care a achiziţionat Navision şi Axapta, investind ulterior sume foarte mari de bani pentru a le face competitive raportat la cerinţele pieţei. Există însă și companii puternice care oferă soluţii cu răspândire mai redusă (regională). Este cazul IBM care oferă sisteme destinate unei anumite nişe, cum ar fi restaurantele de fast-food. Programele dezvoltate pentru aceste sisteme folosesc un limbaj proprietar, cum ar fi ABAP pentru SAP, respectiv Navision pentru Microsoft Dynamics.

Un sistem ERP poate fi localizat pe un server central sau poate fi distribuit sub formă de “servicii” în cadrul mai multor componente hardware sau software care comunică printr-o reţea de calculatoare (avantaj: aplicaţiile pot fi cumpărate de la producători diferiţi, pot adresa probleme specifice necesare într-un segment al companiei şi pot fi actualizate sau înlocuite cu costuri mai mici; dezavantaj: pot apărea probleme la integrarea modulelor de la producători diferiţi).

Aplicațiile de tip Enterprise Resource Planning pot fi instalate la locații găzduite de beneficiar, pot fi accesate prin Internet sub formă de servicii (SaaS - Software as a Service) sau pot fi găzduite în Cloud. Dacă până recent opțiunea masivă a tuturor organizațiilor era de a-și configura local sistemul responsabil de gestiunea resurselor organizației, accesarea sa făcându-se exclusiv în cadrul rețelei de calculatoare private de la nivelul companiei, se constată migrarea (exponențială) către utilizarea serviciilor specializate disponibile în Internet, prin intermediul unui navigator, opțiune puse la dispoziție inclusiv de marii producători, nu doar de dezvoltatorii open-source. Beneficiile acestei variante constau în scăderea costurilor legate de infrastructura logistică, creșterea nivelului de disponibilitate, flexibilitate, scalabilitate, accesul la actualizări mult mai rapid. Pachetele de programe disponibile în Cloud par să implice costuri reduse, însă adresabilitatea mică pentru această opțiune se datorează faptului că nu este încă suficient mediatizată precum și îngrijorărilor manifestate la nivelul conducerii companiilor legate de posibilele breșe de securitate sau de riscul de pierdere a datelor.

Motivul pentru care organizaţiile recurg la sisteme ERP este reprezentat de ineficienţa proceselor de afaceri, consecinţă a necesităţii transmiterii în timp real şi coordonării unui volum impresionant de informaţii de către angajaţii firmei, în condiţiile în care toate aceste operaţii se fac manual.

Adoptând un sistem informatic integrat, acestea sunt automatizate, obţinându-se creşterea eficienţei operaţionale şi uşurinţa de accesare a informaţiei. Aşteptările companiilor după implementarea unei aplicaţii de gestiune a resurselor vizează:

• atingerea obiectivelor financiare ale organizaţiei ca urmare a creşterilor de productivitate şi a eficienţei îmbunătăţite;
• simplificarea proceselor de afaceri operaţionale pe scară largă care deveniseră de o complexitate ridicată datorită achiziţiilor din trecut sau unei creşteri semnificative a organizaţiei;
• obţinerea de beneficii datorate îmbunătăţirii gestiunii informaţiei prin creşterea accesibilităţii acesteia, eliminarea redundanţelor datelor şi implementarea unor funcţionalităţi de estimare.

Alte motive pentru care organizațiile declară că recurg la implementarea unei aplicații integrate pentru întreprinderi sunt: înlocuirea sistemului responsabil la momentul respectiv cu gestiunea resurselor organizației, depășit fizic și moral, integrarea soluțiilor instalate la nivelul unor locații diferite, asigurarea conformității cu diferite reglementări (mai cu seamă de natură legală), standardizarea - la nivel global - a modului de operare al corporației, asigurarea unui nivel de siguranță și încredere la nivelul conducerii, optimizarea interacțiunii cu partenerii de afaceri, îmbunătățirea procesului de muncă pentru angajați precum și reducerea capitalului circulant.

Au fost sistematizate unele proprietăţi ale sistemelor informatice integrate de care companiile trebuie să fie conştiente atunci când se decid să implementeze un astfel de produs:

• nici un pachet ERP nu oferă funcţionalităţi care să poată satisface deplin toate cerinţele de afaceri ale unei companii; sunt necesare procese de configurare şi particularizare ale sistemului integrat în cadrul implementării pentru a asigura o compatibilitate cât mai bună cu procesele organizaţiei;
• organizaţia poate implementa doar câteva module în funcţie de necesităţi sau întregul sistem ERP; un modul poate fi integrat de sine stătător sau poate necesita şi implementarea unor alte module; modulele sunt conţinute în pachete diferite (modulele ERP sunt, de regulă: specifice unui departament, inter-industriale şi extinse);
• competitivitatea unei aplicaţii de gestiune a resurselor companiei este influenţată din ce în ce mai mult de funcţionalităţi specifice industriei;
• sistemele ERP tradiţionale au drept alternative aplicaţii open-source şi programe găzduite în Internet (SaaS = Software as a Service, având o cotă de piaţă semnificativă în privinţa aplicaţiilor de resurse umane - HCM = human capital management şi relaţii cu clienţii - CRM = customer relationship management);
• modalitatea de facturare este pe bază de licenţă care poate viza utilizatorul (unul sau mai mulţi), pachetul sau locaţia; serviciile oferite prin Internet se bazează pe modelul de abonament în care taxele sunt plătite periodic (lunar); pe lângă taxele pentru licenţe, pot interveni şi costuri neprevăzute ce vizează particularizarea aplicaţiei ERP, pregătirea personalului, integrarea (eventual convertirea) datelor.
• recuperarea investiţiei nu este imediată şi se datorează îmbunătăţirii proceselor de afaceri şi nu aplicaţiei ERP în sine; restructurarea este determinată de mai mulţi factori cum ar fi complexitatea operaţiilor, număr de participanţi şi acceptarea de către factorul uman, aspecte care implică o perioadă de timp mai mare sau mai mică;
• un sistem integrat trebuie să fie configurat pentru a funcţiona potrivit aşteptărilor, însă acest proces este limitat de modul în care a fost proiectată aplicaţia; astfel, o parte din codul sursă trebuie particularizat pentru a fi îndeplinite toate cerinţele;
• implementarea sistemului ERP reprezintă etapa cea mai importantă şi totodată cea mai dificilă din acest proces, determinând succesul sau eşecul adoptării unei astfel de soluţii la nivelul companiei;
• lansarea în execuție a sistemului integrat pentru gestiunea resurselor companiei poate determina o perioadă în care activitatea să fie întreruptă, aceasta putând varia între o săptămână și șase luni, datorită problemelor tehnice (mai ușor de rezolvat) sau legate de diferite procese, respectiv de specificul organizației (mai greu de rezolvat, motiv pentru care ar trebui estimate din timp).

Aşteptările potrivit cărora adoptarea unei aplicaţii ERP în cadrul companiei va îmbunătăţi procesele de afaceri ale instituţiei într-un timp scurt sunt într-o anumită măsură nejustificate. Scăderea costurilor de producţie şi îmbunătăţirea serviciilor depind într-un grad destul de mare de modul în care sistemul este compatibil cu funcţionalităţile organizaţiei cât şi de felul în care procesele de configurare şi personalizare reproduc cultura afacerii, strategia şi structura instituţiei. De aceea, este important să se dezvolte soluţii adecvate cu procesele şi fluxul de informaţii specifice afacerii. Conform sondajelor de opinie realizate de Panorama Consulting anual, se constată că rata de succes a implementării unei soluții integrate pentru gestiunea resurselor întreprinderii înregistrează o tendință descendentă, fapt ce se datorează unei investiții (financiare, de timp sau resurse umane) insuficiente în privința alegerii unui produs care să deservească adecvat cerințele legate de fluxurile informaționale și a proceselor de afaceri precum și a unei analize superficiale a beneficiului care poate fi adus de adoptarea unei asemenea aplicații. În același sens, a fost raportat faptul că experiența utilizatorilor este mai degrabă neutră în privința utilizării acestui tip de produse.

Obținerea de beneficii ulterioare implementării sistemului de tip Enterprise Resource Planning la nivelul organizației este realizată în proporție de 65% de aproximativ o treime dintre organizații, perioada medie în care astfel de rezultate sunt înregistrate fiind de regulă 2 ani. În acest scop, este necesară însă definirea unui plan prin care aceste obiective să fie urmărite precum și a unor indicatori prin care să fie cuantificate, încă din momentul în care se ia decizia adoptării unei anumite aplicații. Organizațiile raportează cel mai frecvent faptul că efectele implementării unui pachet de module integrate sunt: îmbunătățirea disponibilității informațiilor, optimizarea interacțiunii (cu furnizorii și clienții), creșterea calității datelor, perfecționarea productivității și a eficienței, posibilitatea de a lua decizii în cunoștință de cauză, evitarea necesității de a depune efort inutil, controlul conformității cu diferite standarde, reducerea costurilor de întreținere, operare sau cu munca propriu-zisă. Ponderea celor care declară că nu au obținut nici un beneficiu de pe urma implementării unui astfel de produs este nesemnificativ.

Există trei tipuri de servicii profesionale care sunt oferite atunci când este implementată o aplicaţie de planificare a resurselor companiei:

• analiză (a cerinţelor clientului) / servicii de consultanţă (ale căror costuri reprezintă 60-98% din preţul proiectului, restul fiind licenţe software şi hardware) – sunt identificate fluxurile din cadrul organizaţiei, stabilindu-se cum poate fi folosită aplicaţia în contextul dat;
• configurare / particularizare (a pachetului de aplicaţii generic existent în funcţie de specificaţiile rezultate ca urmare a procesului de analiză);
  
  Configurarea reprezintă găsirea unei soluţii de compromis între funcţionalitatea urmărită de la sistemul ERP dorit şi funcţionalitatea oferită de sistemul ERP generic deja implementat. Configurarea are două etape: selectarea modulelor care se doresc instalate şi specificarea unor tabele de configurare pentru a direcţiona modul în care va acţiona logica aplicaţiei pentru a fi apropiată de funcţionalitatea dorită.
  În privința selecției modulelor, unele companii vor dori să adopte anumite programe şi să renunţe la altele (pentru că deţin deja module cu funcţionalitatea dorită – pe care le consideră eventual mai performante – sau deoarece nu au nevoie de astfel de module). Cele mai frecvent integrate module sunt cele legate de contabilitate sau alte funcţii financiare în timp ce printre cele mai puţin solicitate sunt cele care vizează gestiunea resurselor umane. Cu cât sunt mai multe module adoptate, cresc beneficiile oferite de integrare dar şi riscurile implicate de modificări precum şi costurile.
  Completarea tabelelor de configurare poate implica specificarea faptului că gestiunea inventarului este FIFO sau LIFO sau sistematizarea veniturilor şi cheltuielilor se face în funcţie de localizarea geografică, tip de produs sau linie de distribuţie.
  
  În condiţiile în care nu se ajunge la rezultatul dorit, există două soluţii: rescrierea unei părţi din sistemul ERP generic sau interfaţarea între acesta şi aplicaţia existentă, ambele implicând costuri ridicate şi timp de implementare mai îndelungat. Astfel de soluţii poartă denumirea de particularizare.
  
  Întotdeauna, configurarea trebuie să preceadă particularizarea întrucât aceasta poate face ca sistemul să devină complex, greu de întreţinut şi dificil de integrat în cadrul unui sistem încât producătorul poate refuza suportul tehnic. Deşi creşte costurile şi beneficiile integrării, particularizarea poate reprezenta reţeta secretă a succesului, implementând standardele celor mai bune practici din domeniu. De regulă, particularizarea nu poate fi evitată și cele mai multe organizații declară că în procesul de implementare a soluției de tip Enterprise Resource Planning a fost necesară și o astfel de etapă (~40% dintre companii au necesitat adaptarea codului sursă până la un nivel ce atinge 25%). Totuși, se recomandă că nivelul de particularizare să fie cunoscut încă din etapa de analiză, alegerea pachetului de programe ce urmează a fi implementat în vederea gestiunii resurselor companiei fiind influențat de gradul în care acesta trebuie să fie modificat pentru a se conforma mulțumitor fluxurilor informaționale și proceselor de afaceri desfășurate la nivelul companiei.
  • configurarea e disponibilă tuturor clienţilor unor sisteme ERP generice, particularizarea este opţională;
  • efectul configurării este predictibil, iar responsabilitatea asupra efectelor revine producătorului sistemului ERP generic; efectul particularizării este impredictibil şi poate necesita un proces de testare în condiţii limită realizat de echipa de implementare;
  • configurarea e compatibilă cu actualizări ale sistemului ERP generic, dar particularizarea poate fi suprascrisă, astfel încât să fie necesară reimplementarea ei în versiunea actualizată a sistemului ERP generic.
• oferirea de asistenţă tehnică şi întreţinerea sistemului integrat;
  
  Aceasta implică mai formarea profesională a angajaţilor (pentru a putea utiliza sistemul informatic, capacitatea unui utilizator obișnuit de a folosi astfel de produse fiind destul de limitată) cât şi schimbarea unor proceduri.

De aproape 20 de ani oamenii ne-au solicitat versiuni de evaluare ale aplicaţiilor noastre ERP, astfel încât să le poată explora în voie. De tot atât timp i-am refuzat şi din motive serioase. Un program ERP este un sistem avansat. Nu e Microsoft Office sau iPhone. Nu îl porneşti pur şi simplu aşteptându-te să funcţioneze fără nici o pregătire

Rebeca GILL, Technology Group International

Procesul de implementare al unui sistem integrat pentru gestiunea resurselor unei companii implică cinci etape:

1. planificare structurată – se studiază procesele de afaceri curente precum şi fluxurile informaţionale stabilindu-se obiectivele, formulându-se un plan de dezvoltare detaliat;
2. evaluarea proceselor – sunt examinate capabilităţile potenţialelor aplicaţii, identificându-se procesele de afaceri manuale şi realizându-se proceduri de lucru standard;
3. valorificarea datelor – sunt identificate datele ce urmează a fi convertite precum şi informaţiile ce urmează a fi extrase din ele; acestea poartă denumirea de componente principale prin care se poate face trecerea de la un spaţiu n-dimensional la un spaţiu k-dimensional (k«n), noile coordonate fiind dependente de vechile coordonate x₁=f₁(x₁,…,x_n) … x_k=f_k(x₁,…,x_n); după compilare, datele obţinute sunt verificate pentru corectitudine şi completitudine, eliminându-se informaţiile redundante;
4. pregătirea profesională a personalului – ajută la verificarea bazei de date prin mai multe mecanisme de testare;
5. utilizare şi evaluare – sistemul ERP este folosit în cadrul companiei, verificându-se periodic pentru a se detecta eventualele erori.

În prezent, tendinţa companiilor este de a-şi dezvolta sistemele ERP împreună cu soluţii din sfera business-intelligence, care fac posibil accesul în timp real (interactiv) la informaţii, oferind analize pentru un impact pozitiv asupra strategiei, tacticilor şi operaţiilor din cadrul unei companii. În funcţie de nivelul la care operează, au fost identificate mai multe tipuri de sisteme:

• sistemele informatice pentru management (la nivelul operaţional) furnizează date sintetice cu privire la activitatea curentă a companiei sub formă de grafice sau de tabele în funcţie de caracteristicile solicitate, asigurând facilităţi de analiză multidimensională; deşi sistemele OLAP sunt catalogate de aceştia drept o nouă etapă în evoluţia sistemelor de tip business-intelligence, trebuie avut în vedere faptul că acestea utilizează tehnici analitice rudimentare (analiza multidimensională a datelor) pentru analiza volumului mare date
• sistemele suport pentru decizii (la nivel tactic) ajută la rezolvarea problemelor structurate şi semistructurate folosind informaţii agregate;
• sistemele informatice executive (la nivel strategic) oferă previziuni şi predicţii ale evoluţiei parametrilor de activitate, asigurând performanţa companiei în cauză prin variantele de decizii pe care le oferă la diverse probleme de tip nestructurat din cadrul activităţii companiei; după unii autori sistemele informatice executive sunt considerate sisteme suport pentru decizii orientate pe date (eng. Data-Driven DSS).

Scopul soluţiilor de business-intelligence e de a asista procesul decizional prin descoperirea de noi oportunităţi de utilizare a datelor de care dispune compania (interne sau cu referire la mediul extern) pentru a rezolva probleme ca modelarea mediului de afaceri, creşterea veniturilor, reducerea cheltuielilor, etc.

La nivelul de date vor fi implementate depozite de date în care informaţiile capăta un caracter dinamic, adăugându-li-se şi o caracteristică temporală. Acestea sunt agregate sub formă de cuburi multidimensionale pe baza unor reguli predefinite în funcţie de cei interesaţi de rapoartele respective, îmbunătăţindu-se astfel viteza de răspuns. Astfel de rapoarte pot fi generate şi pe baza informaţiilor reţinute în baza de date, însă viteza de răspuns este mult mai mică. În cazul depozitelor de date se renunţă la eliminarea redundanţei pe care o implicau bazele de date în detrimentul unui timp de procesare care să ofere utilizatorului posibilitatea de a vizualiza rapoartele interactiv.

Nivelul de logică a aplicaţiei va fi înlocuit în această situaţie printr-un nivel al modelelor la care vor opera tehnologii de procesare şi analiză a datelor precum sisteme de raportare, sisteme de analiză de tipul OLAP (On-Line Analytical Processing, tehnologie software care permite utilizatorilor să analizeze datele printr-un acces rapid, consistent şi interactiv vizualizându-le într-un mod cât mai variat), diferiţi algoritmi pentru extragerea cunoştinlor din date (Data Mining), numeroase instrumente pentru extragerea, transformarea şi încărcarea datelor (ETL), instrumente de modelare tip CASE, analize predictive şi de evaluare.

În cadrul nivelului de prezentare se urmăreşte versatilitatea, astfel încât informaţiile să fie vizualizate într-o formă adecvată de un număr cât mai variat de utilizatori.

Componentele principale ale unui sistem business-intelligence pot fi împărţite în patru categorii:

1. sursele de date care pot proveni din sistemele interne ale organizaţiei (baze de date tranzacţionale, depozite de date) cât şi din resurse externe (Internet, Intranet, informaţiile puse la dispoziţie de furnizori şi clienti, date privind mediul de afaceri şi concurenţa);
2. mecanismul de integrare a datelor are rolul de a extrage informaţiile din sistemele sursă; ulterior, acestea trebuie transformate folosind aceleaşi convenţii de reprezentare, având în vedere eterogenitatea lor, agregate folosind reguli prestabilite şi încărcate în depozitul de date unic;
3. sistemul de depozitare a datelor reprezentat de cele mai multe ori de un depozit de date unic organizat după schema stea sau fulg de nea sau distribuit în mai multe concentrări de date (eng. data marts); mai rar sunt folosite schemele de tip constelaţie sau galaxie deoarece pentru regăsirea eficientă de informaţii în cadrul unui depozit de date, este necesar ca dimensiunile depozitului de date să fie denormalizate; alternativ, informaţiile pot fi stocate şi ca o bază de date relaţională normalizată sau se poate recurge la o soluţie hibrid între aceste modele.
4. procesul de analiză a datelor presupune construirea cuburilor de date corespunzătoare instrumentelor de analiză de la nivelul companiei (raportări, diferite interogări, sisteme OLAP, tablouri de bord digitale (eng. dashboard), aplicaţii bazate pe data mining); odată obţinute, acestea pot fi exportate în mai multe formate (tabele ierarhice, grafice avansate, rapoarte interactive) şi eventual interfaţate cu alte aplicaţii.

Aplicaţiile de business-intelligence permit angajaţilor să se ocupe de probleme mai importante ce aduc profit mai mare companiei, bazându-se pe informaţii relevante pentru activitate curentă a organizaţiei extrase în timp real din diferite surse de date. De asemenea, analizele ce asistă procesul decizional pot folosi atât indicatori de performanţă predefiniţi, cât şi noi măsuri, indicate de utilizatori, în funcţie de context.

Criteriile de alegere ale unui astfel de produs includ costurile implicate, interfaţa pe care o oferă, flexibilitatea utilitarelor de raportare şi analiză, timpul necesar pentru implementare cât şi timpul de răspuns în cadrul interogărilor, volumul de date care poate fi procesat, capacitatea de integrare cu diferite surse de date, uşurinţa în utilizare.

Implementarea unei soluţii de business intelligence este un proces iterativ, rezultând o dezvoltare graduală a soluţiei. Etapele care sunt parcurse în mod ciclic sunt: analiza (în care sunt identificate datele ce vor fi utilizate şi sursele din care provin precum şi rapoartele care trebuie realizate, elaborându-se o strategie de dezvoltare pe baza unui model), reflexia (ce implică o analiză mai profundă, la nivel operaţional şi strategic), acţiunea (ce are drept obiectiv formularea unor decizii mai clare, mai bine fundamentate şi într-un timp mai scurt), măsurarea (pe baza unor indicatori de performanţă se stabilesc noi obiective pe care trebuie atinse în cadrul unui nou ciclu)

Având în vedere modul în care au evoluat în trecut sistemele de gestiune pentru gestiunea resurselor unei organizații, pot fi deduse o serie de tendințe care se pot constitui și în previziuni pentru viitor:

• producătorii aplicațiilor de planificare a activităților întreprinderii implementează soluții care să poată fi instalate în locații gestionate exclusiv de organizații, dar și accesate prin intermediul rețelei Internet sub formă de serviciu, existând clienți care au achiziționat ambele variante, acestea fiind utilizate concomitent; în același timp se constată o migrare către aplicațiile găzduite în Cloud dar administrate de companii de la distanță astfel încât să dispună de beneficiile acestor opțiuni;
• adoptarea soluțiilor de business intelligence devine o necesitate întrucât astfel de funcționalități sprijină luarea de decizii importante la nivelul corporației pentru optimizarea profitului; de asemenea, implementarea soluțiilor mobile este indispensabilă de vreme ce accesul la informație în timp real poate avea un impact masiv asupra momentului în care este se ia o anumită decizie;
• sistemele de programe pentru gestiunea resurselor companiei tind să se specializeze pe o anumită funcționalitate (gestiunea lanțului de aprovizionare, gestiunea relației cu clienții, aplicații financiar-contabile, programe pentru gestiunea resurselor umane), astfel încât să poată fi folosite independent, existând totodată și posibilitatea de a fi integrate cu alte module împreună cu care să acopere toate operațiile necesare;
• numărul mare de programe ce oferă diferite funcționalități legate de procesele operaționale ale unei societăți va stimula pe de o parte furnizorii de soluții ERP complete să își îmbunătățească produsele și să își diversifice oferta dar va îngreuna pe de altă parte procesul de selecție a pachetului de module care se mapează cel mai bine peste practicile organizației;
• consultanții în materie de sisteme de tip Enterprise Resource Planning vor trebui să își cultive competențele necesare pentru integrarea tuturor soluțiilor existente pe piață, dezvoltând diferite arhitecturi în funcție de nevoile companiei astfel încât să fie rezolvate problemele adiacente, legate de fluxurile de date și procesele de afaceri;
• interfețele aplicațiilor responsabile cu gestiunea resurselor vor suferi reproiectări spectaculoase, astfel încât să fie îmbunătățită experiența utilizatorilor; dacă până recent astfel de pachete de programe erau dificil de utilizat, fiind necesare sesiuni de pregătire a personalului în vederea folosirii, tendința curentă este de a utiliza elemente grafice care facilitează exploatarea, făcându-le astfel consistente cu alte sisteme folosite pe scară largă;
• nu vor dispărea implementările eșuate în privința adoptării soluțiilor informatice integrate la nivelul orgranizațiilor, mai ales în condițiile în care procesul de implementare nu implică și consultarea unui expert în domeniu, alegerea pachetului de programe neavând la bază o decizie informată care să ia în calcul toate fluxurile informaționale / procesele de afaceri din cadrul firmei raportate la posibilitățile funcționale ale modulelor achiziționate; în unele situații, chiar anumiți consultanți, specializați numai pe anumite aplicații ale unor producători, pot constitui cauza care să determine nereușita;
• vor continua să existe și implementări foarte reușite ale unor aplicații de tip Enterprise Resource Planning, care să gestioneze eficient proiectele, să reproiecteze procesele de afaceri și să supervizeze diferite schimbări la nivel operațional, acestea fiind rezultatul unei planificări atente, în care cerințele organizației sunt expuse clar unui consultant, alegându-se soluția cea mai adecvată după ce sunt investigate posibilitățile de configurare și particularizare ale acesteia și modul în care ele pot satisface mulțumitor nevoile companiei.

Adoptarea de sisteme ERP (însoţite sau nu de soluţii business intelligence) are beneficii evidente, însă trebuie luate în considerare şi inconvenientele asociate.

• elimină problema sincronizării modificărilor între mai multe sisteme;
• reduce riscul pierderii de date prin implementarea mai multor modele de securitate;
• scurtează timpul de producţie precum şi timpul de livrare;
• accesul la informaţii de încredere prin folosirea unui sistem de gestiune pentru baze de date unic care asigură consistenţa şi coerenţa datelor, evitându-se redundanţa întrucât toate modulele utilizează aceleaşi informaţii din baza de date;
• reducerea costurilor prin optimizarea proceselor de afaceri şi controlul deciziilor;
• sunt adaptabile (se pot modifica uşor pentru a reflecta modificările proceselor de afaceri), scalabile (datorită proiectării modulare), întreţinerea este realizată prin contractul de suport tehnic încheiat frecvent pe termen lung;
• acces global ce permite supravegherea proceselor de la distanţă şi accesarea de clienţi prin Internet;
• modulul de optimizare poate propune periodic îmbunătăţiri prin analiza proceselor de afaceri de-a lungul timpului.

• particularizare limitată;
• adaptarea fluxului de activităţi pentru a fi compatibil cu sistemul ERP generic poate conduce la pierderea avantajului avut în domeniu;
• costuri ridicate pentru implementarea sistemului ERP;
• există posibilitatea ca producătorul să nu ofere suport tehnic, mai ales când procesul de particularizare face ca aplicaţia să fie greu de întreţinut
• sistemele ERP se pot dovedi rigide pentru anumite organizaţii noi pe piaţă sau care intenţionează să îşi schimbe domeniul de activitate;
• integrarea unor afaceri independente poate crea dependenţe inutile;
• pregătirea profesională a personalului pentru utilizarea aplicaţiei ERP disponibilizează resurse folosite în procesele de lucru.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Enterprise Resource Planning - Basic and Evolution
ERP (enterprise resource planning)
Top Ten Predictions for the ERP Software Industry in 2015
ERP Industry Reports
Top 5 ERP Software Applications
Ion LUNGU, Ana-Ramona BOLOGA, Vlad DIACONIŢA, Adela BÂRA, Iuliana BOTHA, Integrarea Sistemelor Informatice, Editura ASE, Bucureşti, 2007
Ion LUNGU, Adela BÂRA, Sisteme Informatice Executive, Editura ASE, Bucureşti, 2007
Răzvan BOLOGA, Ana Ramona LUPU, Sisteme Enterprise Resource Planning (ERP) – Elemente Introductive, Editura ASE, Bucureşti, 2012